会議室の予約法

来客があり、会議室で打ち合わせをしようと思っても、他の来客や会議等と重なり、会議室が使えないという経験はないでしょうか?また、社内で最も良い場所に作られた会議室を有効に利用できないことは非常に多いです。例えば、会議室が伸びることを想定して予約時間を長めに設定したため、会議室は空いているのに予約が入っているため使えなかったり、会議の予定時間より早く終わっても予約時間がそのままになっていたり、自分の前後に誰が予約しているのかわからず調整ができなかったり、会議が長引いてしまっても、その場所からは予約の延長ができなかったりと、会議室の運用が上手くいっていないケースも多いです。会議室の予約機能を持ったクループウェアを導入している会社や、会議室の管理用ノートに記帳したり、会議室利用板の仕様や、エクセルシートの利用などという方法を用いたりしている会社などもありますが、いずれにしてもコストや非効率などのデメリットがあります。カレンダーなどのアプリを会議室の予約ツールとして利用する方法もあります。役員の会議室や、ミーティングルームなど会議室の予約だけでなく、会議日時のスケジュールの調整や参加者への招待や出欠の確認、秘書によるサポート業務の他、インターネットの接続やプロジェクターのセットアップなどの提供もあり、備品管理などの会議の準備として必要なことを一元的にできるようになります。携帯やパソコンから気軽に利用できることが最大のポイントです。会議の参加者には、フォームからメールを一斉に送信することができ、主催者や日時、会議室の場所、などの情報がまとまっているので使いやすくなっており、会議主催者にとってもそれぞれの参加者にメールを送る手間も省けるので、大変便利で有効的です。

 

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例えば社外で会議したい場合などは貸会議室というサービスもあります。こちらは横浜で貸会議室を提供しています・・・横浜 貸会議室

会議室の予約法

会議室予約の効率化 最近では多くの企業で、会議の効率化や時間の短縮が叫ばれて、それらを解消するツールや方法論が脚光を浴びていますが、会議室の予約や延長利用などさまざまな利用形態に応じた詳細な管理ができていないため、使用する時間が重なってしまい会議室が使えず、会議室の運用に不満を抱える声が多く聞かれます。会議室利用効率向上・・・ >>詳細はこちら
会議室の重要性 会社の整理整頓、掃除、清潔で見落とされやすいのが、会議室です。ほったらかしになりやすく、整理整頓も大変なために、ついおろそかになりがちです。机の配置やホワイトボードなどの備品の数や配置次第でも雰囲気も変わります。整理整頓をすることは、効率化や生産性の向上の上で大切なことですが、それを認識している人は多いのです・・・ >>詳細はこちら